Hoe Zocus Stichting U-Centraal helpt met haar bedrijfsprocessen

Bij sociaal werk organisaties zoals U-Centraal en haar zusterorganisaties JoU en SJP draait het om meer dan alleen de juiste dienstverlening; het gaat om de ondersteuning van het welzijn van mensen in kwetsbare situaties. Van financiële vraagstukken tot mantelzorg en buddy-systemen voor ouderen, het sociaal werk in Utrecht is divers en uitdagend. Maar hoe zorg je ervoor dat al deze initiatieven soepel verlopen en dat professionals en vrijwilligers zich kunnen focussen op wat echt belangrijk is? 

We hebben Directeur Bedrijfsvoering en Control, Arjan Viëtor en Bestuurder Karin Boudewijns van Stichting U Centraal geïnterviewd en gevraagd naar hun ervaringen in het gebruik van Zocus en andere applicaties.

De operationele uitdagingen binnen sociaal werk

Organisaties in sociaal werk hebben vaak veel verschillende werkvormen en hebben ieder hun eigen focus, zoals mantelzorg, dementieondersteuning en ondersteuning bij financiële problemen. Deze diversiteit, gecombineerd met administratieve eisen vanuit gemeenten en overheid, brengt een reeks aan uitdagingen met zich mee. Zeker wanneer het gaat om het rapporteren naar gemeenten en het werken met verschillende teams en vrijwilligers. Zoals bestuurder Karin Boudewijns uitlegt:

“Onze operationele doelen zijn net zo gevarieerd als de diensten die we leveren. Dat vraagt om coördinatie en de juiste technologie om onze teams te ondersteunen.”

De keuze voor Zocus kwam voort uit de behoefte om complexe processen eenvoudiger en overzichtelijker te maken, zonder dat het systeem een extra belasting zou vormen voor de medewerkers. Uniek aan Stichting U Centraal, is dat zij nog maar kort hiervoor een ander systeem in gebruik heeft genomen. Toen dit systeem niet aan de wensen en eisen voldeed, lag het vraagstuk op tafel: Gaan we hiermee door of wisselen we nu al van applicatie?

Bij eerdere systemen bleek dat maatwerk onvoldoende was en dat zorgprofessionals hinder hadden van de gestandaardiseerde processen die niet aansloten op de specifieke behoeften van hun welzijnswerk.

De implementatie binnen vier maanden

Bij de overstap naar een nieuw systeem speelt tijd een cruciale rol, vooral na een eerdere teleurstellende implementatie. De implementatie van Zocus moest daarom snel en goed gebeuren. Directeur bedrijfsvoering Arjan Viëtor leidde de implementatie en blikt tevreden terug: 

“We hebben alle teams betrokken in het proces en ervoor gezorgd dat de overstap soepel verliep. Binnen vier maanden waren de eerste teams operationeel, en dat is een aanzienlijke prestatie.”

Wat deze implementatie anders maakte dan de eerdere implementatie was de persoonlijke benadering. Arjan en het implementatieteam voerden gesprekken met de verschillende teams om inzicht te krijgen in hun behoeften. In tegenstelling tot de voorgaande implementatie waarbij standaard oplossingen werden toegepast, kreeg elk team bij Zocus maatwerk dat specifiek voor hun werkvorm en behoeften was ontworpen. Dit creëerde niet alleen draagvlak, maar zorgde er ook voor dat medewerkers snel gewend raakten aan de nieuwe software.

De voordelen van maatwerk: gebruiksgemak en tijdbesparing

Volgens Karin Boudewijns en Arjan Viëtor, is een van de belangrijkste voordelen van Zocus het maatwerk en daarbij de flexibiliteit die de applicatie biedt. Teams kunnen specifieke informatie vastleggen en rapporteren die relevant is voor hun werk, zonder dat ze vastzitten aan een standaard format. Hierdoor is het eenvoudiger om het werk en de coördinatie hiervan af te stemmen op de behoeften van de vrijwilligers en medewerkers.

Karin en Arjan noemen de volgende voordelen bij het werken met Zocus:

1. Gebruiksvriendelijkheid door maatwerk en gelaagdheid

Een opvallend voordeel van Zocus is de mate van maatwerk en gebruiksvriendelijkheid. Medewerkers kunnen eenvoudig navigeren binnen hun werkgebied dankzij de “gelaagdheid” van de informatie. Elk team heeft specifieke velden en functies die voor hen relevant zijn, wat resulteert in een intuïtieve gebruikerservaring. Karin vertelt:

“Onze teams zeggen dat het werken met Zocus veel gebruiksvriendelijker is door de gelaagdheid van informatie."

Dit vermindert de tijd die medewerkers kwijt zijn aan administratieve taken en maakt het mogelijk om snel en accuraat gegevens in te voeren.

2. Efficiëntie en tijdbesparing in rapportages

Een grote uitdaging in het sociaal werk is het bijhouden van rapportages voor de gemeente. Waar dit vroeger een tijdrovend proces was, kan met Zocus een rapportage bijna automatisch worden gegenereerd. De tijd die nodig was voor kwartaalrapportages is nu gereduceerd tot slechts 1/10e van wat het was. Dit betekent niet alleen een enorme tijdsbesparing, maar ook meer rust en overzicht binnen de teams. Zoals Karin opmerkt: 

“Wij kunnen nu met een paar klikken de informatie uploaden die de gemeente vraagt, wat het proces veel minder belastend maakt. We zijn nu minder dan 1/10e van de tijd hieraan kwijt, in vergelijking met hoe het was zonder Zocus.”

3. Betere sturingsinformatie voor strategische beslissingen

Zocus biedt rijke sturingsinformatie die het mogelijk maakt om strategische beslissingen te nemen op basis van actuele en gedetailleerde gegevens. Zocus helpt Stichting U Centraal en haar zusterorganisaties bij het bepalen van prioriteiten binnen de wijken waar de behoefte het grootst is, een opdracht die door de gemeente Utrecht is verstrekt en met Zocus voor het eerst goed uitvoerbaar is. Arjan legt uit:

Samenwerking met Zocus: flexibel, toegankelijk en betrokken

Een van de redenen waarom de implementatie van Zocus zo succesvol verliep, is volgens Arjan de nauwe samenwerking met het team achter Zocus. De wekelijkse contactmomenten maakten het mogelijk om snel aanpassingen door te voeren en de software verder te verfijnen. Deze korte en betrokken ontwikkelcycli zorgden ervoor dat het systeem perfect aansloot bij de behoeften van de verschillende teams en dat eventuele problemen snel werden opgelost. Karin benadrukt hoe belangrijk deze betrokkenheid is: 

“Het is fijn om een softwareleverancier te hebben die snel kan schakelen en waarmee we samen kunnen bouwen aan de toekomst.”

Conclusie

Voor organisaties binnen sociaal werk, zoals U-Centraal en haar zusterorganisaties Stichting JoU en Stichting SJP, is Zocus niet zomaar een registratiesysteem; het is een strategische partner in het optimaliseren van het interne proces en rapportages. Met de flexibiliteit, tijdbesparing, en sturingsmogelijkheden die Zocus biedt, kunnen sociale organisaties zich beter richten op hun kerntaken en sneller inspelen op de blijvende en veranderende behoeften van hun omgeving.

De implementatie van Zocus bij Stichting U Centraal toont aan hoe cruciaal het is om de juiste technologie te kiezen die aansluit bij de specifieke behoeften van het sociaal werk. Door maatwerk, gebruiksvriendelijkheid en een hechte samenwerking willen we bij Zocus een blijvende impact maken en de toekomst van sociaal werk ondersteunen in een steeds complexer wordende omgeving.