90% Tijdsbesparing op Rapportages voor Stichting U-Centraal met Zocus

In het sociaal werk draait alles om mensen. Maar zonder de juiste systemen kan kostbare tijd verloren gaan aan administratie. Bij Stichting U Centraal ervaren ze nu hoe het juiste systeem niet alleen het werk, maar vooral de kwaliteit van zorg heeft verbeterd. Minder administratie, meer tijd voor cliënten en een cultuur van samenwerking.

We hebben Karin Boudewijns, bestuurder, en Arjan Viëtor, directeur bedrijfsvoering en control bij Stichting U Centraal geïnterviewd. Zij deelden hun ervaringen met de implementatie van Zocus en hoe dit hun werkprocessen aanzienlijk heeft vereenvoudigd. Wat naar voren komt, is een duidelijk verhaal van minder administratieve lasten, meer tijd voor cliënten, en een werkcultuur die draait om samenwerking.

De eerste uitdagingen en de keuze voor Zocus

Voor Stichting U-Centraal was de keuze om een nieuw systeem in gebruik te nemen niet zomaar gemaakt. Zij hadden net daarvoor een ander applicatie geïmplementeerd, dat niet naar wens functioneerde. Eerdere ervaringen met andere applicaties toonden aan hoe belangrijk het is om een softwareoplossing te hebben die niet alleen functioneel is, maar ook flexibel en ondersteunend is voor alle teams. Toen de organisatie begon te werken met Zocus, bleek dit al snel een stap in de goede richting. Binnen vier maanden was Zocus namelijk al operationeel.

Waarom Zocus? 

In de woorden van Arjan Viëtor: 

“We hebben bewust voor Zocus gekozen omdat het ons precies dat gaf waar we naar zochten: een gebruiksvriendelijke oplossing die aanpasbaar is aan onze specifieke behoeften.”

Dit was essentieel voor Stichting U Centraal en haar zusterorganisaties, waar verschillende teams en organisaties verschillende soorten dienstverlening leveren. De mate van flexibiliteit en de mogelijkheid om werkvormen specifiek in te richten waren cruciale factoren in de keuze.

Eén systeem voor alle teams

In het sociaal werk is het cruciaal om toegang te hebben tot de juiste informatie. Cliëntinformatie kan uiteenlopen van intakegegevens tot specifieke hulpvragen en contactmomenten. Voorheen moesten medewerkers van Stichting U Centraal vaak meerdere systemen raadplegen om alle benodigde gegevens te vinden, waarvan soms ook losse Excel bestanden, wat zowel tijdrovend als onduidelijk was.

Zocus biedt een oplossing door alle relevante cliëntinformatie centraal en veilig op te slaan. In één systeem hebben medewerkers nu toegang tot alle informatie die ze nodig hebben.

Karin Boudewijns benadrukte hoe waardevol dit is: 

“Het feit dat we nu alles op één plek hebben, zorgt niet alleen voor overzicht maar verbetert ook de kwaliteit van onze dienstverlening. Er gaat geen tijd verloren door inefficiënties in systemen, wat uiteindelijk ten goede komt aan de cliënten en onze medewerkers.”

Deze centrale opslag maakt het mogelijk om snel en gericht in te spelen op de hulpvragen van cliënten, wat essentieel is in een sector waar de druk hoog ligt en waar de menselijke maat centraal staat. Voor Stichting U Centraal betekent dit dat medewerkers meer tijd en energie kunnen steken in direct contact met de mensen die ze ondersteunen.

Snelle en betrouwbare rapportages: tijd besparen en focus op kerntaken

Een ander belangrijk voordeel van Zocus voor Stichting U Centraal is de mogelijkheid om snel en eenvoudig rapportages op te stellen. Voor dit soort organisaties is het verantwoordingsproces naar de gemeente en andere stakeholders vaak een intensieve taak. Vroeger was dit proces voor Stichting U Centraal tijdrovend, maar met Zocus is dat veranderd.

De rapportages vanuit Zocus bieden een waardevolle basis voor beleidsbeslissingen en helpen bij het gemakkelijk inzien en beheren van gegevens. Door rapportages snel te kunnen genereren, besparen medewerkers kostbare tijd die zij kunnen inzetten voor hun kerntaken. 

Arjan Viëtor legt uit: 

“Vroeger was het samenstellen van rapportages een enorme klus die veel druk legde op onze teams. Nu kunnen we deze rapportages eenvoudig en snel opstellen, wat een groot verschil maakt in onze dagelijkse werkzaamheden.”

Arjan geeft daarbij aan, dat er minimaal 90% tijdsbesparing rondom het maken van rapportages plaatsvindt.

De tijdsbesparing is niet alleen een praktisch voordeel; het geeft medewerkers ook de ruimte om hun energie te richten op wat echt belangrijk is. Minder tijd aan administratie betekent meer tijd voor de ondersteuning van cliënten, en dit is precies waar de kracht van Zocus ligt volgens de teams van Stichting U Centraal.

Van implementatie naar doorontwikkeling

De implementatie van Zocus was een belangrijk moment voor Stichting U Centraal. Binnen vier maanden was Zocus voor meerdere teams binnen Stichting U-Centraal operationeel. De organisatie blijft ook samen met Zocus doorontwikkelen om het systeem verder aan te passen aan nieuwe behoeften en uitdagingen. Wekelijks contact met het Zocus-team zorgt ervoor dat de software voortdurend op maat aangepast kan worden op basis van de feedback van de medewerkers.

Volgens Arjan Viëtor is deze aanpak van doorontwikkeling cruciaal voor de toekomst van Stichting U-Centraal: 

“We bevinden ons nog niet in de definitieve fase; we blijven het systeem verfijnen om onze teams te ondersteunen in hun dagelijkse werk. Het feit dat we zo nauw kunnen samenwerken met Zocus betekent dat we snel kunnen inspelen op veranderende behoeften.”

Deze voortdurende afstemming zorgt ervoor dat Zocus optimaal blijft aansluiten bij de doelen en taken van Stichting U Centraal. Bij eerdere oplossingen en implementaties bleek dat de wensen niet altijd even goed vervuld werden. Bij Zocus ontwikkelen we op maat, waardoor het altijd goed aansluit bij de unieke uitdagingen van de gebruikers.

Conclusie

De ervaringen van Karin Boudewijns en Arjan Viëtor bij Stichting U Centraal laten zien hoe een goed ingericht registratiesysteem sociaal werk niet alleen ondersteunt, maar daadwerkelijk verbetert. 

De centrale opslag van cliëntinformatie, de sterke beveiliging, de eenvoud in rapportage en de mogelijkheid tot doorontwikkeling maken Zocus tot een waardevolle partner voor Stichting U Centraal. Het systeem helpt hen om administratieve taken met groot gemak uit te voeren, waardoor medewerkers zich kunnen richten op hun kerntaken: de directe ondersteuning aan cliënten.

Het verhaal van Stichting U Centraal is een voorbeeld van hoe de technologie van Zocus voor sociaal werk een positieve impact kan maken. Voor organisaties actief in sociaal werk die zoeken naar manieren om hun administratieve last te verlichten, schetst de ervaring van Stichting U Centraal met Zocus een helder beeld. 

Met minder tijd voor administratie en meer tijd voor mensen, kan Stichting U Centraal zich richten op wat écht belangrijk is: het bieden van de juiste zorg en ondersteuning aan degenen die het hardst hulp nodig hebben.